MindBlog English

brugercentreret innovation - antropologiske metoder - servicedesign - offentlig udvikling - kommunikation - idéudvikling - politikudvikling - tværoffentligt samarbejde

Posts Tagged ‘Tværoffentligt samarbejde’

Christian Bason

Danmark ER et fantastisk land

Af Christian Bason 20 oktober 2011

Man kunne måske finde det lettere ironisk, at det nye regeringsgrundlag i tekstens første sætning hævder at Danmark er et fantastisk land, når vi samtidig står over for den største økonomiske krise siden Anden Verdenskrig.

Men denne tilsyneladende modsætning rummer også et potentiale. For hvis nu Danmark rent faktisk ER et fantastisk land, så har vi også nogle unikke ressourcer og styrker at bygge på, som kan hjælpe os gennem krisen. Spørgsmålet er blot, om vi som embedsværk er tilstrækkeligt skarpe på hvad disse ressourcer og styrker så er? Og er vi parate til effektivt at rådgive den nye regering, og føre de nye ambitioner ud i livet på dens vegne?

Der står stadigvæk flyttekasser rundt omkring på de ministerielle gange, parat til at blive fyldt og rykket med deres ejermænd og -kvinder til nye kontorer. Men samtidig er arbejdet i gang. Politik skal udvikles, løsninger skal identificeres, og forandringer skal gennemføres. Vi har allerede travlt.

MindLab har derfor inviteret til en drøftelse af udfordringer og potentialer i det nye regeringsgrundlag. Det sker via en række tirsdagsseminarer, som starter i næste uge og fortsætter i alt fire gange året ud. Seminarernes titler er taget direkte fra grundlaget, og hedder derfor ting som ”Samarbejde”, ”At lytte”, ”Hård prioritering” og ”Forebyggelse”.

Allerede nu er der overvældende stor interesse for seminarrækken blandt de inviterede offentlige chefer, politikudviklere og sagsbehandlere. Det tror jeg især skyldes tre forhold, hvoraf to er nye og et er gammelt.

En ny åbning. For det første er der tale om det første systemskifte i dansk politik i ti år. Det mærkes som en ny åbning, ikke kun for nye politiske retninger, men måske også for at bringe andre redskaber fra politikudviklerens værktøjskasse i spil. Hvilke nye, og for den sags skyld gamle, policyredskaber og -tilgange skal embedsværket nu ruste sig til at bringe in anvendelse?

Nye samspil. Centraladministrationen er i forbindelse med den nye regerings tiltræden også blevet omorganiseret. I takt med at de nye opgaver, organisationsstrukturer og snitflader klargøres, så åbner det for nye samarbejder og alliancer på tværs af Slotsholmen. Samtidig lægger den nye regering helt eksplicit op til et tættere samspil mellem forvaltningsniveauerne via nye ”offentlig-offentlige samarbejder”. Hvilke former for anderledes og produktivt samspil, fx mellem stat og kommuner, kan man forestille sig?

En gammel krise. Endelig er der noget, som ikke har ændret sig: Problemerne. De er præcis de samme som før valget – meget tyder endda på at de den seneste tid er skærpet. Produktivitets- og vækstudfordringen, beskæftigelsen samt skattefinansieringen af vores velfærdssamfund er blot nogle af de udfordringer, der står højt på regeringens dagsorden. Samtidig venter et EU formandskab lige om hjørnet.

Embedsværkets opgave er nu – i takt med de nye ministres politiske visioner – at finde ud af, hvordan den nye åbning og de nye samspil kan anvendes til at tackle problemerne.

Personligt synes jeg det er et enormt spændende tidspunkt i vores lands historie. Ja, Danmark ER et fantastisk land. Men hvordan gør vi det endnu bedre?

Peter Loft

Rationalisering og bedre service – samtidig!

Af Peter Loft 31 maj 2010

I indledningen til Regeringens arbejdsprogram Danmark 2010 Viden, Vækst, Velstand, Velfærd er det anført “at Danmark ikke er designet ovenfra, men groet nedefra. De vigtigste spilleregler i vores samfund er ikke de love, politikerne vedtager, men de normer, som er vokset frem imellem os over generationer”.

At det forholder sig sådan, kan der ikke herske tvivl om. Alligevel er det svært at sige, at opbygningen og tilrettelæggelsen af den offentlige sektor afspejler dette synspunkt.

Danmark er formentlig et af verdens mest gennemregulerede lande. Den offentlige sektor er effektiv og tillidsvækkende, men stor og omkostningskrævende. Selvom der hersker en høj grad af tillid – begge veje – mellem borgerne og det offentlige, er der opbygget et voldsomt tilsyns-, godkendelses- og kontrolsystem, som regulerer alle dele af den offentlige sektor og som i høj grad præger vores hverdag. Systemer som både regulerer relationen mellem de enkelte niveauer i den offentlige sektor og relationen mellem myndigheden og borgeren.

Den offentlige sektor beslaglægger i dag en meget stor del af de nyudklækkede ungdomsårgange. Hvis der skal skabes vækst i den private sektor skal der også være arbejdskraft til overs til den private sektor.

Hertil kommer, at borgernes almindelige forventning om en serviceminded offentlig sektor ikke stemmer overens med den generelle kontrol- og tilsynstilgang, som i dag stadig finder anvendelse i de fleste tilfælde.

Ønskerne om rationalisering og samtidig bedre service i den offentlige sektor kan imidlertid imødekommes ved to initiativer:

For det første skal den traditionelle tilsyns- og kontroltilgang erstattes med en generel compliancestrategi for den offentlige sektor.

En compliancestrategi bygger på to grundprincipper, som skal gå igen i alle dele af myndighedens indsats overfor borgerne.

- Langt den overvejende del af borgerne følger reglerne til punkt og prikke, hvis dette er gjort let og forståeligt.

- Service overfor borgerne er langt billigere end tilsyn og kontrol.

En compliancestrategi går derfor ud på at bruge service som indsats overfor borgerne i stedet for kontrol i alle de tilfælde, hvor service er tilstrækkelig. Den dyre kontrol og det tunge tilsyn forbeholdes de få tilfælde, hvor dette alene fungerer – dvs. overfor dem, som hverken kan eller vil følge reglerne.

For det andet skal de fortsatte digitaliseringsbestræbelser i den offentlige sektor skærpes og intensiveres.

Processen skal vendes på hovedet, således at borgerens hensyn bliver bestemmende for, hvorledes en forretningsgang tilrettelægges.

Hvordan opnår man den højeste grad af automatisering af sagsgangene? Hvordan får man udnyttet eksisterende, digitaliserede forretningsgange til at løse andre ikke automatiserede forretningsgange? Hvordan udnyttes allerede tilvejebragte oplysninger bedst muligt, så borgeren ikke besværes med spørgsmål, som andre dele af den offentlige sektor allerede har svaret på?

Det kræver opgør med silotænkning og det kræver, at der fokuseres på borgeren. Administrationen tilrettelægges ud fra borgerens hensyn og lovgivningen udformes, så den passer til disse hensyn. Ikke omvendt.

Færre ressourcer, offentlige besparelser og befolkningens forventninger om fortsat øget service kræver helt andre måder at løse opgaven på.

Christian Bason

Er tværoffentligt samarbejde unaturligt?

Af Christian Bason 19 oktober 2009

Den seneste kontrovers om en topforhandlers afgang og spekulationer om relationen mellem stats- og klimaministerierne sætter spot på tværoffentligt samarbejde. Er fælles visioner, mål og tæt fagligt samarbejde på Slotsholmen en illusion? Er det dagens orden, at embedsmænd smeder intriger og stikker kniven i ryggen på hinanden så snart en lejlighed byder sig? Er politikudvikling et komplekst magtspil hvor kun den smarteste og (om ikke andet) stærkeste overlever?

I et indlæg i Politiken lørdag d. 17. oktober giver politisk kommentator Peter Mogensen udtryk for, at det lige præcis er sådan, det er. Ex-spindoktoren siger: ”Lad os slå fast, at der ikke findes en eneste begivenhed på Slotsholmen, uden at der er magtkampe”.

Naturligvis er der magtkampe i politik. Men som en gruppe på 60 centralt placerede embedsmænd på tværs af en række ministerier for nylig pegede på i en workshop i MindLab, så er magtkampe sådan set det modsatte af det, man ønsker. Silo-tænkning, snævertsyn og småligt fnidder er noget af det mest ødelæggende for sammenhængende, kloge og samfundsnyttige løsninger. Gruppen udarbejdede 12 gode principper for styrket tværoffentligt samarbejde, som kan læses her.

MindLab som organisation er selv skabt som en tværoffentlig enhed – på tværs af tre store ministerområder. Det er naturligvis ikke nogen helt nem konstruktion. Men det virker, og vi oplever dagligt hvordan det faktisk kan lade sig gøre at arbejde smidigt og effektivt på tværs af Slotsholmens siloer. Hvordan?

* Gennem tillid og vilje til at samarbejde mellem ministerierne, også på topniveau.

* Ved at sætte borgerne i centrum – det er svært at ignorere fælles udfordringer, når borgere og virksomheder selv giver udtryk for dem.

* Via gode rammer for fælles idéudvikling, hvor embedsmændene kan fokusere på fælles mål, høj faglighed og det gode argument.

MindLabs eksistens er i sig selv et levende bevis på, at virkeligheden ikke helt er, som Peter Mogensen påstår. Slotsholmen er, trods alt, overvejende befolket med embedsmænd der ser det som en del af deres grundlæggende etik at yde en indsats, der er til samfundet bedste. Alt andet ville i øvrigt være disrespekt for den tillid, borgerne viser os.

Christian Bason

Hvad er den offentlige sektors must-win battle?

Af Christian Bason 29 april 2009

Onsdag d. 22. april samledes flere end 60 projektudviklere, kontorchefer og direktører fra en række ministerier hos MindLab om et brændende spørgsmål: Hvordan driver man med succes samarbejde på tværs?

Stor interesse for at styrke det tværgående samarbejde

Stor interesse for at styrke det tværgående samarbejde

Stinne Henriksen, med-initiativtager og kontorchef i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, kridtede først banen op: Ambitionen er et udvikle et antal klare principper for det gode tværoffentlige samarbejde.

Udviklingsdirektør i Skatteministeriet Jesper Skovhus Poulsen indledte dernæst i dagens første indlæg med at understrege, at tværgående samarbejde i stigende grad er reglen snarere end undtagelsen. Samfundets kompleksitet er voksende, og løsninger skal tænkes på tværs: ”Den brændende platform er i dag, at vi alle skal levere bedre service til færre ressourcer. Det kan vi kun ved at gå helhedsorienteret til værks og sætte borgere og virksomheder i centrum for den offentlige service.” Han ridsede i sit indlæg en række mulige tiltag op. Kunne fælles koncepter og ensartede samarbejdsmodeller gøre det tværgående udviklingsarbejde nemmere? Hvad med klare incitamenter til at løse opgaver på tværs? Kan vi finde organisatoriske svar, som bryder barriererne ned?

Jesper Skovhus Poulsen, udviklingsdirektør i Skatteministeriet

Jesper Skovhus Poulsen, udviklingsdirektør i Skatteministeriet

Dernæst skitserede Director i Vestas, Nicolai Søndergaard Laugesen, hvordan en multinational virksomhed arbejder på tværs. I Vestas identificerede man i 2008 i alt 12 kampe, som virksomheden måtte vinde – prioriteret fra en liste på flere end 200 potentielle projekter. Læringen fra disse 12 ”must-win battles” var blandt andet, at det ikke kun er det offentlige som står over for silo-tænkning. Forskellige organisationskulturer på tværs af fagområder og geografi er en markant udfordring for en virksomhed som Vestas. Men innovative organisatoriske svar kan være vejen frem. Eksempelvis har Vestas nu etableret et alignment office, en enhed som har til formål at understøtte og fremme de tværgående samarbejder. Indlægget udløste mange spørgsmål og kommentarer fra deltagerne. Se præsentationen her.

Grupper identificerer udfordringer og principper for det gode samarbejde på tværs

Grupper identificerer udfordringer og principper for det gode samarbejde på tværs

I dagens arbejdsgruppe-session drøftede deltagerne såvel udfordringer som bud på principper for det vellykkede samarbejde.

Baggrundsmaterialet fra de enkelte grupper kan læses her. Grupperne arbejdede ud fra forskellige tematikker, som tilsammen kastede følgende første bud på principper af sig:

12 Principper for det stærke tværoffentlige samarbejde

Formål & vision
1. Der skal være en klar fælles vision – formulér den i fællesskab hvis den ikke er givet!
2. Den Store Business Case – er samtlige omkostninger og benefits belyst på samfundsniveau?
3. Sæt brugeren i centrum – hvem er den egentlige slutbruger/aftager af produktet?
4. Dvæl ved problemidentifikationen – er alle enige om hvilket problem, der skal løses?

Proces, kultur og organisering
5. Afstem forventninger – vær ærlig og eksplicit om egne krav og ønsker til samarbejdet
6. Sørg for klar og kontinuerlig kommunikation om hvorfor og hvordan – op, ned og hen
7. Organisering og rammer skal være i orden – er den nødvendige beslutningskompetence til stede, er rollefordelingen tydelig og er fremgangsmåden kendt og accepteret af alle involverede parter?
8. Udnyt hinandens kompetencer og del læring og erfaringer på tværs

Økonomien & incitamentstruktur
9. Aftal hvordan omkostninger og gevinster skal deles
10. Incitamentsstruktur – ved ubalance genovervej business case og/eller om samtlige relevante aktører er repræsenteret
11. Nedbryd siloerne og se opgaven i en sammenhæng – tænk og kommuniker i helheder – kun bureaukrater interesserer sig for siloer
12. De andres succes er også min succes – det offentlige er én organisation!

Principper formuleres

Principper formuleres

Særligt tre klare behov krystalliserede sig på tværs: Kan der tænkes i fælles finansieringsmodeller, som løfter samarbejdet op over den enkelte organisatoriske silo, eksempelvis via en fond, pulje eller lignende? Kan man udvikle et koncept for det stærke tværoffentlige samarbejde, eventuelt understøttet af en task force der tager ud efter behov, inspireret af Vestas’ Alignment Office? I forlængelse heraf, kunne man etablere et netværk eller platform for systematisk videndeling og læring på tværs?

WorkingLab blev rundet af via et panel som samlede op på udfordringer og principper. Panelet omfattede igen direktør Jesper Skovhus Poulsen, direktør i Økonomi- og Erhvervsministeriet Betina Hagerup, kontorchef i Arbejdsdirektoratet Morten Bergulf, og vicedirektør i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen Eva Meiling. Der var bred enighed i panelet om behovet for et styrket samarbejde, og spørgsmålet om det stærke lederskab blev sat på dagsordenen. For hvem skal tage ansvar for at orkestrere det gode samarbejde? Med afsæt i sine personlige erfaringer med tværoffentlige udviklingsprojekter understregede Betina Hagerup: ”Udvikling på tværs kræver stærk vilje, og personer der er villige til at skabe fremdrift på trods.”

Drøftelserne var for MindLab en væsentlig påmindelse om, at det tværoffentlige samarbejde også er vores ”must-win battle”. Ofte befinder MindLabs projektledere sig i krydsilden, når vi faciliterer tværministerielle udviklingsprocesser i workshops og spiller brugerviden ind på styregruppe- og udvalgsmøder. Er man parat til virkelig at sætte borgerne i centrum, eller er varetagelsen af egne interesser alligevel vigtigere? Bliver projektets fremdrift taget gidsel af tværministeriel politiseren?

Måske skal vi blot starte med at tale om det. Som et tidligere blog-indlæg her på siden illustrerer, kan det være ret befriende at kalde trolden ved dens rette navn. Onsdag d. 22. april kom der spot på den for alvor. Kampen er begyndt.

Kit Lykketoft

Giv samarbejdsmandatet fri

Af Kit Lykketoft 18 marts 2009

Der står en trold midt i rummet, men ingen kalder den ved rette navn.

Sådan er det ganske ofte når embedsmænd fra forskellige offentlige instanser er samlet for at løse et problem de alle har – forskellige – aktier i. Dér sidder de så – med hver deres mandat hjemmefra, og åbner munden på tidspunkter, der er gunstige i forhold til det medbragte mandat. Fokus er ikke på problemet, der skal løses, eller løsningen der skal findes – men oftere på at gennemføre mødet uden at give køb på noget, uden at komme åbenlyst på kant med de andre og uden at komme hjem med et større eller mindre ansvar for opgaven end man havde da man kom.

Situationen forekommer ofte, og er aldrig frugtbar. Det er blevet opdaget, at samarbejde er vejen frem mod de bedste resultater. Og i en verden hvor der ikke bliver slået et job op uden “gode samarbejdsevner” står på kompetencelisten og hvor der ikke bliver skrevet et eneste strategipapir uden “tværgående samarbejde” er et mål, er vi uforståeligt langt fra at have en samarbejdsform, der virker. Jo, vi kommer da ofte i mål, men potentialet for at gøre det endnu bedre, er stort.

Lidt spidst kan man måske sige, at ingen embedsmand eller kvinde med respekt for sig selv i fuldt dagslys vil indrømme, at de er dårlige til at tænke samarbejde og hvis noget går trægt eller galt kan det som regel tilskrives “sådan er vilkårene” eller “det lå i opdraget”. Og beholder vi de sorte briller på, er tværgående resultater oftere et resultat af “min minister er stærkere end din minister”end af fælles problemorienteret tilgang.

Når vi så begynder at inddrage borgere eller virksomheder i udviklingsprocesserne støder vi på behov og forslag, der slet ikke vil kunne hverken overvejes eller imødekommes uden at tænke på tværs af de eksisterende offentlige siloer. Og som måske endda i, i den bedste af alle verdener, vil finde sin løsning i tværoffentligt-privat samspil. Det kræver samarbejde. Det kræver, at silotænkningen bliver hjemme. Trolden hedder “vi går ikke af med noget, og slet ikke æren”. Sig dens navn – og den forsvinder.